Đồng nghiệp hay đùn việc thường không đẩy hết việc sang một lúc, mà từng chút: "em làm giúp chị cái bảng này nhé", "anh bận quá, em gửi khách giùm", cho đến khi phần việc không tên dồn hết về một người. Cách giữ phần mình hiệu quả nhất không phải là cãi nhau, mà là làm cho việc trở nên nhìn thấy được: ai giao, ai nhận, hạn khi nào, ghi ra giấy. Nghiên cứu về lười biếng xã hội và về "việc không được tính công" cho thấy khi đóng góp từng người lộ rõ, việc đùn đẩy giảm đi đáng kể.
Đùn việc trông như thế nào ở văn phòng
Thử hình dung: Ngân vào phòng kinh doanh được một năm, làm nhanh, ít khi từ chối. Trưởng nhóm chưa bao giờ phân công rõ ai lo biên bản họp, ai đặt phòng, ai tổng hợp số liệu cuối tháng, nhưng việc nào cũng về tay Ngân. Anh Phong ngồi cạnh hay nói "em giỏi Excel, em làm luôn cho nhanh". Cuối năm, Ngân là người về muộn nhất, còn bản đánh giá ghi "chưa có nhiều đóng góp vào doanh số".
Ví dụ giả định ấy gói gần đủ các dạng đùn việc hay gặp:
- Đùn trực tiếp: nhờ làm hộ việc thuộc phần mình, lặp đi lặp lại.
- Đùn bằng im lặng: việc chung không ai nhận, cứ để đó cho đến khi người cẩn thận nhất chịu không nổi và làm.
- Đùn bằng "khen": "em làm cái này giỏi nhất", một lời khen đi kèm một việc.
- Đùn bằng cách làm dở: làm qua loa đến mức người khác phải làm lại.
- Đùn lên cấp trên: cấp dưới chuyển về đúng những việc lẽ ra mình phải xử lý.
Khi đông người, mỗi người lại bớt sức
Hiện tượng này có tên gọi từ lâu. Cuối thế kỷ 19, kỹ sư nông nghiệp người Pháp Maximilien Ringelmann cho người kéo dây và thấy khi kéo theo nhóm, lực trung bình của mỗi người giảm so với lúc kéo một mình. Năm 1979, Bibb Latané, Kipling Williams và Stephen Harkins lặp lại ý tưởng bằng thí nghiệm vỗ tay và hò hét, đặt tên cho hiện tượng là lười biếng xã hội (social loafing).
Năm 1993, Steven Karau và Kipling Williams tổng hợp hàng chục nghiên cứu và đưa ra một mô hình giải thích: người ta bớt sức trong nhóm khi họ thấy phần đóng góp của mình không được nhận ra, khi kết quả chung không quan trọng với họ, và khi họ nghĩ người khác sẽ gánh. Lười biếng xã hội giảm rõ khi đóng góp từng người được ghi nhận riêng, nhiệm vụ có ý nghĩa và nhóm nhỏ, gắn bó.
Chuyện chia đều công việc và người "ăn theo" trong nhóm nói chung là một đề tài lớn về công bằng. Ở công sở, bài học thực tế từ mô hình này là: đùn việc phát triển mạnh nhất ở chỗ việc không có tên người phụ trách.
Việc không được tính công: ai hay phải nhận
Năm 2017, Linda Babcock, Maria Recalde, Lise Vesterlund và Laurie Weingart công bố trên American Economic Review nghiên cứu về những việc "ít giá trị thăng tiến": việc cần cho tổ chức nhưng không được tính khi xét lương thưởng, như viết biên bản, tổ chức sự kiện nội bộ, ngồi hội đồng, hướng dẫn người mới làm thủ tục. Qua cả số liệu thực địa ở một trường đại học và các thí nghiệm có kiểm soát, họ thấy phụ nữ tình nguyện nhận những việc này nhiều hơn, và cũng được nhờ nhiều hơn, so với nam giới. Khi nhóm toàn nữ hoặc toàn nam, khác biệt về tình nguyện gần như biến mất, gợi ý rằng đây là chuyện kỳ vọng xã hội chứ không phải tính cách bẩm sinh.
Ba trong số các tác giả sau đó viết cuốn The No Club (2022) dành cho người đọc phổ thông. Thông điệp chính áp dụng được cho mọi người hay bị đùn việc, bất kể giới tính: không phải mọi việc tốt cho tập thể đều tốt cho người làm, và người hay nhận thường bị nhờ nhiều hơn chứ không ít đi.
| Loại việc | Ví dụ | Ai thường thấy |
|---|---|---|
| Việc chính, được tính công | Doanh số, sản phẩm, dự án có tên mình | Cấp trên, hội đồng đánh giá |
| Việc phụ, cần nhưng ít được tính | Biên bản, đặt phòng, sắp xếp tiệc, nhắc hạn | Chỉ người làm, và người khác khi nó bị bỏ dở |
| Việc làm hộ người khác | Báo cáo của đồng nghiệp, gửi khách giùm | Thường chỉ hai người trong cuộc |
Vì sao người bị đùn khó nói "không"
- Muốn được quý. Người mới, người trẻ, người hiền thường sợ bị coi là "khó tính", "không hoà đồng".
- Thấy nhanh hơn khi tự làm. Đúng trong ngắn hạn, nhưng mỗi lần làm hộ là một lần dạy người kia rằng việc đó có người lo.
- Văn hoá "người nhà". Ở nhiều công ty Việt Nam, quan hệ đồng nghiệp đan với quan hệ anh chị em, quê quán. Từ chối anh chị trong phòng nặng nề hơn từ chối một người xa lạ.
- Việc không có chủ. Khi không ai được giao rõ, nhận việc giống như tình nguyện, mà từ chối lại giống như bỏ mặc tập thể.
Ở phía người đùn việc, ít khi có một kế hoạch tinh vi. Phần lớn là theo thói quen: nhờ ai được việc thì nhờ người đó. Hiểu như vậy giúp mình xử lý bằng quy trình thay vì bằng giận dữ.
Giữ phần mình mà không gây chiến
Làm cho việc nhìn thấy được
Đây là cách hiệu quả nhất, đúng như mô hình của Karau và Williams gợi ý. Ghi các việc mình đang làm vào một bảng chung hoặc gửi tóm tắt cuối tuần cho trưởng nhóm. Khi có việc mới, hỏi công khai: "Việc này ai phụ trách chính ạ?". Câu hỏi không mang tính đối đầu, nhưng buộc việc phải có tên người.
Trả lời bằng thứ tự ưu tiên
Thay vì "em không làm", nói "em đang làm A và B cho anh Tuấn, hạn thứ sáu. Nếu nhận thêm cái này thì em lùi cái nào?". Câu trả lời đưa quyết định về đúng người có quyền phân việc, và cho thấy mình không rảnh.
Giúp một lần, không nhận luôn
Khi đồng nghiệp nhờ một việc thuộc phần họ, có thể giúp lần đầu kèm hướng dẫn: "Lần này em làm cùng anh, em chỉ anh cách lọc số liệu, lần sau anh tự làm nhé." Giúp kiểu này nâng người kia lên thay vì gánh thay.
Xoay vòng việc chung
Biên bản họp, đặt cơm trưa, dọn bếp chung: đề xuất xoay vòng theo tuần. Đề xuất ở cuộc họp nhóm, không nhằm vào ai, thường được đồng ý vì không ai muốn bị coi là người phản đối công bằng.
Nói với cấp trên bằng dữ kiện
Nếu đùn việc kéo dài, nói chuyện với trưởng nhóm bằng danh sách cụ thể (việc gì, bao nhiêu giờ, của ai), không bằng lời kể cảm xúc về một người. Mục tiêu là sắp xếp lại phân công, không phải để ai bị khiển trách.
Tự soát: mình có đang đùn việc không
Ai cũng có lúc nhờ quá tay mà không để ý. Vài câu hỏi:
- Có việc nào mình luôn "nhờ" cùng một người, trong khi việc đó thuộc phần mình?
- Có việc chung nào mình biết cần làm nhưng luôn chờ người khác nhận?
- Khi người khác giúp, mình có ghi nhận công họ trước cấp trên không, hay báo cáo như mình tự làm?
Câu cuối quan trọng: nhận công người khác là một dạng lấy phần vô hình, thường đau hơn cả việc bị nhờ làm.
Khi đã thành áp lực quá sức
Bị đùn việc lâu ngày có thể dẫn tới kiệt sức: mệt mỏi kéo dài, mất ngủ, thấy công việc vô nghĩa, cáu gắt ở nhà. Nếu tình trạng ấy kéo dài nhiều tuần và ảnh hưởng ăn ngủ, nên tìm gặp nhà tâm lý hoặc bác sĩ. Nếu việc bị dồn đi kèm lời lẽ hạ nhục, đe doạ hay ép làm ngoài giờ không trả công, đó là chuyện cần đưa tới bộ phận nhân sự hoặc công đoàn, không còn là chuyện ứng xử giữa hai người.
Áp dụng được ngay
- Liệt kê toàn bộ việc mình đã làm tuần này, đánh dấu việc nào thuộc phần mình, việc nào làm hộ, việc nào là việc chung không ai nhận.
- Lần tới được nhờ, trả lời bằng thứ tự ưu tiên thay vì "dạ" ngay.
- Đề xuất một việc chung để xoay vòng trong cuộc họp nhóm gần nhất.
- Gửi trưởng nhóm một tóm tắt ngắn việc đã làm trong tuần, kể cả việc phụ.
- Nếu mình hay nhờ người khác, cảm ơn công khai một người đã giúp mình tuần này.
Câu hỏi thường gặp
Đồng nghiệp hay đùn việc cho mình thì phải làm sao?
Làm cho việc có tên người phụ trách, trả lời bằng thứ tự ưu tiên thay vì nhận ngay, và giúp kèm hướng dẫn thay vì làm hộ mãi. Nếu kéo dài, trình bày với cấp trên bằng danh sách việc cụ thể.
Lười biếng xã hội là gì?
Là hiện tượng mỗi người bỏ ít sức hơn khi làm trong nhóm so với khi làm một mình, được Latané, Williams và Harkins đặt tên năm 1979. Nó giảm khi đóng góp từng người được ghi nhận riêng và nhóm nhỏ, gắn bó.
Từ chối việc đồng nghiệp nhờ có bị coi là ích kỷ không?
Từ chối việc thuộc phần người khác không phải ích kỷ, mà là giữ phần mình. Cách nói quan trọng: đưa ra thứ tự ưu tiên và lý do cụ thể thường được chấp nhận hơn một lời "không" cụt.
Việc không được tính công là gì?
Là những việc cần cho tổ chức nhưng ít được tính khi xét lương thưởng, như biên bản, tổ chức sự kiện, hướng dẫn thủ tục. Nghiên cứu của Babcock và cộng sự (2017) cho thấy những việc này thường dồn vào một số người hay nhận.
Có nên báo cấp trên khi bị đùn việc?
Nên, nếu đã thử trao đổi trực tiếp mà không đổi. Hãy trình bày bằng dữ kiện về khối lượng và phân công, với mục tiêu sắp xếp lại việc, thay vì kể tội một người.
